So benutzen Sie VivodepotHow to use Vivodepot

DemoDemo

Erst ansehen: Die Demo zeigt Beispiele mit erfundenen Personen und Daten, etwa die Aufnahme im Krankenhaus, Unterwegs in Italien oder eine Betriebsübergabe. Alles läuft im Browser, ohne Konto.Look first: the demo shows examples with fictional people and data, such as a hospital admission, Travelling in Italy or a business handover. Everything runs in the browser, no account needed.

Depot und PasswortDepot and password

Ein Depot ist eine verschlüsselte Sammlung Ihrer Angaben. Sie legen es selbst an und vergeben dabei ein Passwort. Das Passwort öffnet Ihr Depot auf diesem Gerät und jede Sicherungskopie, die Sie davon erstellen.A depot is an encrypted collection of your records. You create it yourself and choose a password. The password opens your depot on this device and every backup copy you make of it.

Das Passwort kennt nur Sie. Niemand kann es für Sie zurücksetzen, auch wir nicht. Einen zweiten Weg ins Depot gibt es nur, wenn Sie ihn selbst einrichten: den Wiederherstellungs-Code, mehr dazu unter „Passwort vergessen“. Nehmen Sie am besten die sechs vorgeschlagenen Wörter und schreiben Sie sie auf. Ein selbst gewähltes Passwort ist oft in Minuten erraten, wenn jemand eine Kopie Ihrer Datei hat. Sechs zufällige Wörter zu erraten wäre selbst mit gemieteten Rechnern derzeit unbezahlbar. Umlaute, ß und € lassen Sie bei einem eigenen Passwort besser weg, denn Tastatur und Zeichenkodierung sind auf einem anderen Gerät manchmal anders.Only you know your password. Nobody can reset it for you, and that includes us. The only second way into your depot is one you set up yourself: the recovery code, see “Forgot your password?” below. Best take the six suggested words and write them down. A password you choose yourself can often be guessed in minutes if someone has a copy of your file. Guessing six random words would currently be prohibitively expensive, even with rented computers. Leave out umlauts, ß and € if you choose your own: keyboards and character encodings sometimes differ on another device.

Bewahren Sie das Aufgeschriebene getrennt von Gerät und USB-Stick auf, am besten bei Ihren wichtigen Papieren. Wer Datei und Passwort hat, kann das Depot öffnen. Legen Sie beides deshalb nicht in denselben Umschlag und nicht in dieselbe Schublade.Keep what you wrote down apart from the device and the USB stick, ideally with your important papers. Anyone who has both the file and the password can open the depot, so do not put the two in the same envelope or drawer.

Sie können Ihr Passwort später ändern. Ältere Sicherungskopien öffnen weiterhin mit dem alten Passwort, denn jede Kopie ist eine eigene Datei. Möchten Sie das nicht, löschen Sie die alten Kopien, sobald eine neue vorliegt.You can change your password later. Backup copies made earlier still open with the old password, because each copy is a file of its own. If you would rather not have that, delete the old copies once a new one exists.

Passwort vergessen: Wer einen Wiederherstellungs-Code eingerichtet hat, öffnet das Depot damit trotzdem und vergibt ein neues Passwort. Der Code ist freiwillig. Die Anwendung bietet ihn beim Anlegen an, und Sie können ihn später in den Einstellungen einrichten. Schreiben Sie ihn von Hand ab und bewahren Sie ihn getrennt vom Passwort auf. Ohne Passwort und ohne Code kommt niemand mehr an Ihre Daten, auch wir nicht. Für alle Fälle gibt es das Passwort-Blatt zum Ausdrucken. Darauf schreiben Sie Ihr Passwort von Hand und legen es zu Ihren wichtigen Unterlagen.Forgot your password? If you have set up a recovery code, it opens your depot anyway and you choose a new password. The code is optional. The app offers it when you create the depot, and you can set it up later in the settings. Copy it by hand and keep it apart from the password. Without the password and without the code, nobody can reach your data again, not even us. For good measure there is the password sheet to print. You write your password on it by hand and keep it with your important documents.

Speichern und SichernSaving and backups

Ihr Depot liegt auf diesem Gerät, in dieser Anwendung. Was Sie eintragen, wird dort gespeichert, und die Anzeige zeigt, ob der Stand aktuell ist. Beim Speichern schickt die Anwendung nichts ins Netz.Your depot lives on this device, in this app. What you enter is saved there, and the status line shows whether it is up to date. When saving, the app sends nothing over the network.

Eine Sicherungskopie macht Ihr Depot unabhängig von diesem Gerät. Sie erstellen sie über „Sicherungskopie erstellen“. Es entsteht eine einzelne verschlüsselte Datei, die Sie ablegen können, wo Sie möchten: auf einem USB-Stick, auf einem anderen Rechner oder in Ihrer eigenen Ablage. Sichern Sie Ihr Depot mit „Sicherungskopie erstellen“, nicht mit „Seite speichern“ des Browsers. Eine so gespeicherte Seite enthält bei geöffnetem Depot Angaben daraus in lesbarer Form.A backup copy makes your depot independent of this device. You create it with “Create a backup copy”. The result is a single encrypted file that you can keep wherever you like: on a USB stick, on another computer or in your own storage. Back up your depot with “Create a backup copy”, not with your browser’s “Save page”. A page saved that way contains information from the open depot in readable form.

Erstellen Sie von Zeit zu Zeit eine Kopie, besonders nach vielen Eintragungen. Geräte räumen Speicher auf, gehen verloren oder werden ersetzt. Nur eine Kopie an anderem Ort schützt davor, und sie ist ebenso verschlüsselt wie das Depot.Make a copy from time to time, especially after entering a lot. Devices clear memory, get lost or are replaced. Only a copy kept somewhere else protects against that, and it is encrypted just like the depot.

Prüfen Sie nach dem Erstellen kurz, ob die Datei angekommen ist, und merken Sie sich, wo sie liegt. Kann die Anwendung auf diesem Gerät nicht selbst speichern, meldet sie das. Dann ist die Sicherungskopie nicht nur Reserve, sondern Ihr Depot.After creating it, check briefly that the file arrived, and note where it is. If the app cannot save by itself on this device, it tells you. Then the backup copy is not just a reserve, it is your depot.

Eintragen und DokumenteEntries and documents

Ihr Depot ist in Bereiche gegliedert. In jedem Bereich tragen Sie ein, was für Sie zutrifft. Alles darf leer bleiben. Unter „Meine Dokumente“ legen Sie zusätzlich Dateien und Scans ab, zum Beispiel eine eingescannte Vollmacht.Your depot is divided into areas. In each area you enter what applies to you. Everything may stay empty. Under “My documents” you also store files and scans, for example a scanned power of attorney.

Fangen Sie mit einer Sache an. Wer alles auf einmal ordnen will, hört meist vorher auf. Ein Eintrag, der stimmt, ist mehr wert als zehn angefangene. Sie können jederzeit weitermachen.Start with one thing. Anyone who tries to sort everything at once usually stops before the end. One entry that is right is worth more than ten that are half done. You can carry on at any time.

Vieles ist als Verweis gedacht, nicht als Ablage: wo ein Vertrag liegt, wer Bescheid weiß, welche Nummer wozu gehört. Ein Dokument gehört hinein, wenn es wirklich gebraucht wird und sonst schwer zu finden wäre.Much of it is meant as a pointer, not as storage: where a contract is kept, who knows about it, which number belongs to what. A document belongs here if it is really needed and would otherwise be hard to find.

Manches müssen Sie nicht abtippen. Schickt Ihnen eine Einrichtung einen bestätigten Nachweis, übernimmt die Anwendung die Werte in die Felder und vermerkt, von wem sie kommen. Einen Befund oder Brief behalten Sie dagegen als Dokument, so wie er ist, mit der Angabe seiner Herkunft.Some things you do not have to type. If an organisation sends you a verified credential, the app copies the values into the fields and notes who they come from. A report or letter, by contrast, stays a document exactly as it is, with its origin noted.

WeitergebenHanding records on

Unter „Daten herausgeben“ stellen Sie zusammen, was eine andere Person oder Stelle bekommen soll. Sie wählen den Bereich und sehen vor dem Absenden, was in der Zusammenstellung steht.Under “Share data” you put together what another person or organisation should receive. You choose the area and see what the selection contains before you send it.

Es geht nur mit, was Sie ausgewählt haben. Der Rest bleibt im Depot. Die Zusammenstellung ist eine eigene Datei oder ein PDF. Für einen Anlass können Sie stattdessen „Link senden“ wählen: Dann bekommt die Empfängerin einen Link zu einer verschlüsselten Datei, einmal abrufbar und sieben Tage gültig. Ihr Depot selbst geht dabei nicht mit, und die Empfängerin bekommt keinen Zugang dazu.Only what you chose goes along. The rest stays in the depot. The selection is a file of its own or a PDF. For an occasion you can choose “Send link” instead: the recipient then gets a link to an encrypted file that can be retrieved once and is valid for seven days. Your depot itself does not go along, and the recipient gets no access to it.

Die Empfängerin muss nichts installieren. Sie öffnet die Zusammenstellung im Browser, ein PDF wie jedes andere. Sie sieht, wann die Angaben zusammengestellt wurden und von wem sie kommen.The recipient does not have to install anything. They open the selection in the browser, a PDF like any other. They see when the records were put together and who they come from.

Die Empfängerin sieht, dass etwas zurückgehalten wurde, nie aber den Inhalt. So sieht Zurückhalten nicht wie Vollständigkeit aus.The recipient can see that something was withheld, but never its content. That way, withholding does not look like completeness.

Zurückhalten und FreigebenWithholding and releasing

Manche Angaben sind besonders geschützt, zum Beispiel Diagnosen, Medikamente oder die Versicherung. Sie gehen nicht von selbst mit, auch nicht, wenn Sie den ganzen Bereich herausgeben.Some records are especially protected, for example diagnoses, medication or insurance. They do not travel on their own, not even when you hand out the whole area.

Unter „Zurückhalten“ geben Sie solche Angaben einzeln frei. Zurückhalten ist der Ausgangszustand, Freigeben ist Ihre bewusste Entscheidung. Sie treffen sie für jede Zusammenstellung neu. Eine Freigabe von gestern gilt nicht für morgen.Under “Withhold” you release such records one by one. Withholding is the starting state, releasing is your deliberate decision. You make it anew for every selection. A release from yesterday does not apply tomorrow.

Auch ein ausdrückliches Nein können Sie festhalten, ohne es herauszugeben. Es bleibt in Ihrem Depot erklärt und geht nicht mit. Die Empfängerin sieht, dass etwas zurückgehalten wurde, nie aber den Inhalt.You can also record an explicit “no” without handing it out. It stays declared in your depot and does not travel. The recipient can see that something was withheld, but never its content.

NotfallkarteEmergency card

Unter „Notfall“ erzeugt die Anwendung eine Notfallkarte als PDF zum Ausdrucken. Darauf stehen Ihre wichtigsten Angaben, so knapp, dass sie sich in wenigen Sekunden erfassen lassen.Under “Emergency” the app creates an emergency card as a PDF to print. It carries your most important details, so short that someone can take them in within a few seconds.

Die Karte ist für die Brieftasche gedacht, nicht für das Gerät. Sie funktioniert ohne Strom, ohne Netz und ohne Passwort. Genau dafür ist sie da: Sie hilft, wenn niemand ein Gerät entsperren kann.The card is meant for your wallet, not for the device. It works without power, without network and without a password. That is exactly its purpose: it helps when nobody can unlock a device.

Weil die Karte ohne Passwort lesbar ist, gehört nur darauf, was im Notfall wirklich gebraucht wird. Drucken Sie sie neu, wenn sich etwas Wichtiges ändert, und bewahren Sie sie nicht zusammen mit dem Gerät oder dem USB-Stick auf.Because the card can be read without a password, it should carry only what is really needed in an emergency. Print it again when something important changes, and do not keep it together with the device or the USB stick.

Erweiterungen und woher sie kommenExtensions and origin

Eine Erweiterung bringt zusätzliche Inhalte in Ihr Depot: andere Beschriftungen, einen anderen Rechtsraum oder eigene Felder für ein Thema. Sie bleibt auf diesem Gerät und wird niemandem gezeigt.An extension brings additional content into your depot: other labels, another legal jurisdiction or fields of its own for a topic. It stays on this device and is shown to nobody.

Zu jeder Erweiterung steht, woher sie kommt. „Geprüft“ heißt: Eine anerkannte Stelle hat sie digital unterschrieben, und Vivodepot hat diese Unterschrift kontrolliert. Daneben gibt es „digital unterschrieben, Stelle nicht anerkannt“, „unsigniert“ und „Herkunft unbekannt“. Lesen Sie diese Angabe, bevor Sie etwas einlassen, das Sie nicht selbst angefordert haben.Each extension shows where it comes from. “Verified” means: a recognised body has signed it, and Vivodepot has recalculated the signature. There are also “signed, not recognized”, “unsigned” and “origin unknown”. Read that line before admitting anything you did not ask for yourself.

Die Prüfung sagt, wer etwas herausgegeben hat, nicht ob der Inhalt für Sie richtig ist. Für den Inhalt steht die Stelle ein, die ihn veröffentlicht hat. Vivodepot bestätigt die Herkunft und schreibt fremde Inhalte nicht um.The check tells you who published something, not whether the content is right for you. The body that published it stands behind the content. Vivodepot confirms the origin and does not rewrite content from others.

Felder, die eine Erweiterung mitbringt, gehören zu ihr. Entfernen Sie die Erweiterung, erreichen Sie Ihre Eintragungen dort nicht mehr. Geben Sie solche Angaben vorher heraus oder notieren Sie sie an anderer Stelle in Ihrem Depot.Fields that an extension brings belong to it. If you remove the extension, you can no longer reach your entries there. Hand such records out first, or note them somewhere else in your depot.

Datei mitnehmenTaking the file along

Es gibt keine Anmeldung und keine Bindung an ein Gerät. Eine Sicherungskopie ist Ihr vollständiges Depot in einer Datei. Mehr brauchen Sie nicht.There is no sign-in and no tie to a particular device. A backup copy is your complete depot in one file. You need nothing more.

Kopieren Sie die Datei auf einen USB-Stick oder einen anderen Rechner und öffnen Sie sie dort mit demselben Passwort. Es gibt nichts zu übertragen, freizuschalten oder abzumelden. Was Sie danach eintragen, steht in der Fassung, die Sie gerade geöffnet haben.Copy the file onto a USB stick or another computer and open it there with the same password. Nothing has to be transferred, unlocked or signed out. What you enter afterwards is in the version you currently have open.

Arbeiten Sie abwechselnd an zwei Geräten, machen Sie immer mit der neuesten Fassung weiter und erstellen Sie danach wieder eine Kopie. Ältere Dateien bleiben lesbar, kennen aber nur den Stand, an dem sie entstanden sind.If you work on two devices in turn, always carry on with the newest version and make a copy again afterwards. Older files stay readable but only know the state they were made in.

Was Vivodepot nicht siehtWhat Vivodepot does not see

Es gibt kein Konto, und die Anwendung schickt von sich aus keine Daten aus Ihrem Depot an einen Server. Was Sie weitergeben, entscheiden Sie.There is no account, and the app does not send data from your depot to any server on its own. What you pass on is up to you.

Wir wissen nicht, was Sie eintragen und wie viel. Auch wenn Sie eine Erweiterung einlassen oder eine Zusammenstellung erzeugen, geschieht das auf Ihrem Gerät. Nur wenn Sie „Link senden“ oder „Sicher weitergeben“ wählen, laden Sie selbst eine verschlüsselte Datei auf unsere Ablage hoch. Lesen können wir sie nicht, der Schlüssel steht nur im Link. Wir sehen, wie groß die Datei ist und wann sie hochgeladen und abgerufen wird. Die Netzadresse sieht unser Server dabei wie bei jedem Seitenaufruf. Beim Hochladen speichern wir sie nur als Prüfwert; er wird gelöscht, sobald er älter als 25 Stunden ist und die nächste Bereinigung läuft. Beim Abruf speichern wir sie nicht. In den Zugriffsprotokollen unseres Anbieters steht sie anonymisiert, bis zu acht Wochen. Nach dem ersten Abruf löschen wir die Datei. Wird sie nicht abgerufen, ist sie nach sieben Tagen nicht mehr abrufbar und wird danach gelöscht.We do not know what you enter or how much. Also when you admit an extension or create a selection, this happens on your device. Only if you choose “Send link” or “Share securely” do you upload an encrypted file to our storage yourself. We cannot read it; the key is only in the link. We see how large the file is and when it is uploaded and retrieved. Our server sees the network address, as with any page visit. On upload we store it only as a check value, which is deleted once it is older than 25 hours and the next clean-up runs. On retrieval we do not store it. Our hosting provider's access logs hold it in anonymised form for up to eight weeks. We delete the file after the first retrieval. If it is not retrieved, it can no longer be retrieved after seven days and is deleted afterwards.

Die Kehrseite: Wo nichts bei uns liegt, können wir auch nichts wiederherstellen. Achten Sie deshalb auf Ihr Passwort, auf Ihre Sicherungskopien und, wenn Sie einen eingerichtet haben, auf Ihren Wiederherstellungs-Code.The flip side: where nothing is kept with us, we cannot restore anything either. So look after your password, your backup copies and, if you have set one up, your recovery code.

Sub-DepotsSub-depots

Wer für einen anderen Menschen sorgt, kann dessen Depot mitführen. Es steht in Ihrer Liste „Sub-Depots“, hat aber ein eigenes Passwort und bleibt inhaltlich von Ihrem Depot getrennt.If you look after another person, you can keep their depot with yours. It appears in your list “Sub-depots” but has a password of its own and stays separate from your own depot.

Ein bestehendes Depot nehmen Sie über „Depot-Datei aufnehmen“ auf. Sie wählen die Datei und geben ihr eine Bezeichnung. Dann erscheint sie in Ihrer Liste. Inhalt und Passwort bleiben unverändert.You take on an existing depot with “Add depot file”. You choose the file and give it a name. It then appears in your list. Content and password stay unchanged.

Endet Ihre Aufgabe, zum Beispiel weil ein Kind erwachsen wird, geben Sie das Depot zurück. Sie sichern es als eigene Datei und bestätigen danach die Übergabe. Erst mit dieser Bestätigung verschwindet der verschlüsselte Inhalt aus Ihrem Depot.When your task ends, for example because a child comes of age, you hand the depot back. You save it as a file of its own and then confirm the handover. Only with that confirmation does the encrypted content disappear from your depot.

Die abgegebene Datei ist danach ein gewöhnliches Depot mit demselben Passwort. Es braucht kein neues Passwort und keinen neuen Anfang. Die Person arbeitet dort weiter, wo Sie aufgehört haben.The handed-over file is then an ordinary depot with the same password. It needs no new password and no fresh start. The person carries on where you stopped.

Lese-AppReader app

Wer eine Zusammenstellung von Ihnen bekommt, öffnet sie im Browser. Ein Konto ist nicht nötig, und es muss nichts installiert werden. Zu sehen ist nur, was Sie freigegeben haben.Whoever receives a selection from you opens it in the browser. No account is needed and nothing has to be installed. They only see what you released.

Oben steht, von wem die Zusammenstellung kommt und wann sie erstellt wurde. Dabei steht auch, welche Angaben aus geprüften Nachweisen stammen und welche die Person selbst angegeben hat.At the top it says who the selection comes from and when it was created. It also shows which records come from verified credentials and which the person stated themselves.

Die Empfängerin sieht, dass etwas zurückgehalten wurde, nie aber den Inhalt.The recipient can see that something was withheld, but never its content.

Je nach Weg braucht die Empfängerin ein Passwort, das Sie ihr nennen. Haben Sie die Angaben bewusst als QR-Code freigegeben, braucht sie keins und kann nichts verändern.Depending on the route, the recipient needs a password that you give them. If you released the records as a QR code on purpose, no password is needed and nothing can be changed.

Daten einlesenReading in records

Wenn Ihnen eine Praxis, eine Behörde oder eine andere Stelle eine Datei geschickt hat, können Sie deren Angaben in Ihr Depot einlesen.If a practice, an agency or another organisation has sent you a file, you can read its records into your depot.

Sie wählen den Bereich, in den die Datei gehört, oder lassen die Anwendung den Inhalt erkennen. Die Dateiendung spielt dabei keine Rolle.You choose the area the file belongs to, or you let the app recognise the content. The file extension does not matter.

Bei einem Freigabe-Link holen Sie die Freigabe zuerst ab und speichern die Datei. Danach lesen Sie sie ein wie jede andere.If you received a sharing link, first collect the share and save the file. Then read it in like any other.

Daten herausgebenShare data

Sie entscheiden, was mitgeht: das ganze Depot, die Angaben zu einem Anlass, eine eigene Auswahl oder ein einzelner Bereich.You decide what travels: the whole depot, the records for one occasion, a selection of your own, or a single area.

Bei einem Anlass geht alles Zugehörige in einem Stück mit. Sie können die Angaben aber auch selbst suchen, aufnehmen und die Zusammenstellung unter einem Namen behalten.For an occasion, everything that belongs to it travels together. You can also search for records yourself, add them, and keep the selection under a name.

Besonders geschützte Angaben gehen nicht von selbst mit. Sie geben sie bei Bedarf einzeln frei; was Sie nicht freigeben, bleibt in Ihrem Depot.Particularly sensitive records do not travel on their own. You release them one by one when needed; whatever you do not release stays in your depot.

Zum Lesen und Drucken gibt es eine PDF-Datei. Für manche Bereiche gibt es die Angaben zusätzlich in Formen, die andere Systeme einlesen.For reading and printing there is a PDF file. For some areas the records are also available in forms that other systems can read in.

Zugang zum Recht: Beratungshilfe und ErbscheinAccess to Justice (Zugang zum Recht): advisory assistance and certificate of inheritance

Zwei Auszüge stellen aus Ihrem Depot zusammen, was Sie für einen Antrag bei Gericht brauchen: einer für die Beratungshilfe, einer für den Erbschein. Sie bereiten vor. Sie stellen keinen Antrag und senden nichts.Two extracts gather from your depot what you need for an application to a German court: one for advisory assistance (Beratungshilfe), one for the certificate of inheritance (Erbschein). They prepare. They do not file an application and they send nothing.

Beide Auszüge finden Sie über die Suche, etwa mit „Zugang zum Recht“, „Beratungshilfe“ oder „Erbschein“. Hat Ihr Depot den Bereich, zu dem ein Auszug gehört, finden Sie ihn dort auch als Karte mit seinem Namen.You find both extracts through the search, under “Access to Justice”, “Zugang zum Recht”, “advisory assistance” or “certificate of inheritance”. Where your depot has the area an extract belongs to, the extract also appears there as a card with its name.

Der Auszug folgt den Fragen des amtlichen Formulars und zeigt, was Ihr Depot dazu schon enthält und was noch fehlt. Sie können ihn ansehen, drucken oder als PDF sichern. Den Erbschein-Auszug können Sie zusätzlich als XML-Datei sichern.The extract follows the questions of the official form and shows what your depot already holds and what is still missing. You can view it, print it or save it as a PDF. You can also save the certificate of inheritance extract as an XML file.

Den Antrag selbst stellen Sie auf dem amtlichen Weg: Beratungshilfe beim Amtsgericht mit dessen Formular, den Erbschein beim Nachlassgericht. Die amtlichen Wegweiser und Formulare stehen auf service.justiz.de.You file the application itself through the official route: advisory assistance at the local court using its form, the certificate of inheritance at the probate court. The official guides and forms are on service.justiz.de.

Beruflich: Vertretung, Übergabe, NachfolgeProfessional: cover, handover, succession

Dieses Depot ist die berufliche Fassung, für einen Betrieb oder eine Praxis jeder Rechtsform. Statt der privaten Bereiche führt es berufliche: „Identität & Person“, „Gesellschaft und Nachfolge“, „Vollmachten“, „Kontakte und Vertretung“, „Betrieb“, „Finanzen“ und „Unterlagen“.This depot is the professional edition, for a business or a practice of any legal form. Instead of the private areas it has professional ones: “Identity & person”, “Company and succession”, “Powers” (powers of attorney), “Contacts and cover”, “Operations”, “Finances” and “Records”.

Vier Anlässe bündeln, was zusammengehört. Vertretung: Jemand übernimmt Ihre Aufgaben für eine Zeit. Übergabe: Eine Aufgabe geht dauerhaft an eine andere Person. Einarbeitung: Eine neue Person lernt, was wo liegt. Nachfolge: Der Betrieb oder die Praxis geht an eine Nachfolgerin. Jeder Anlass zeigt die Einträge aus den Bereichen, die dafür zählen.Four occasions bring together what belongs together. Cover: someone takes over your tasks for a time. Handover: a task passes permanently to another person. Onboarding: a new person learns where things are. Succession: the business or practice passes to a successor. Each occasion shows the entries from the areas that matter for it.

Unter „Kontakte und Vertretung“ halten Sie fest, wer welche Aufgabe übernimmt, ab wann und bis wann und mit welcher Qualifikation. Unter „Vollmachten“ steht, wer für den Betrieb handeln darf.Under “Contacts and cover” you record who takes over which task, from when and until when, and with which qualification. Under “Powers” you record who may act for the business: representatives and powers of attorney.

Welche Bereiche Ihre Vertretung bekommt, entscheiden Sie selbst. Öffnen Sie die Einstellungen und dort „Personen, die etwas sehen dürfen“. Wählen Sie die Bereiche aus. Dann erstellen Sie eine Datei für diese Person, oder Sie richten ihr ein eigenes Passwort in Ihrer Datei ein. In beiden Fällen steht die Beschreibung der beruflichen Bereiche mit darin. So kann die Person sie lesen, auch wenn sie kein eigenes berufliches Depot hat. Bei einem QR-Code gilt das nicht.You decide which areas your cover receives. Under Settings, “People allowed to see something”, you choose the areas and create a file for this person or set up a compartment in your file. File and compartment carry the description of the professional areas they receive, so the recipient can read them even without a professional depot of their own. A QR code does not carry it.

Auszüge stellen für eine Stelle zusammen, was sie braucht: für die Steuerberatung, für die Bank, für die Nachfolge und für die Geschäftsführerin (Vertretung und Nachfolge). Dazu kommen zwei Vorlagen, mit denen Sie Kundinnen und Kunden oder die Belegschaft informieren. Sie alle stehen als Karten unter „Vollmachten“.Extracts gather what a particular body needs: for the tax adviser, for the bank, for the successor and for the managing director (representation and succession). Two templates help you inform customers or staff. All of them appear as cards under “Powers” (powers of attorney).

Für eine Anwaltskanzlei und für eine Steuerberatung gibt es je ein Berufsmodul. Es bringt einen eigenen Bereich und einen eigenen Auszug mit. Private Felder bietet die berufliche Fassung nicht an. Trägt eine ältere Datei dort schon Werte, gehen sie nicht verloren: Sie bleiben in der Datei erhalten.There is one professional module for a law practice and one for a tax advisory practice. Each brings its own area and its own extract. The professional edition does not offer private fields. If an older file already holds values there, they are not lost: they stay in the file.

Zur Prokura: Eine Beschränkung oder Befristung gilt nur im Innenverhältnis. Dritten gegenüber ist sie unwirksam (§ 50 HGB). Nach außen endet die Prokura mit dem Widerruf (§ 52 HGB). Wer davon nichts weiß, darf sich auf sie verlassen, bis ihr Erlöschen im Handelsregister eingetragen und bekanntgemacht ist (§§ 53, 15 HGB).On Prokura: A restriction or time limit applies only internally. It has no effect towards third parties (section 50 HGB). Externally, the procuration ends when it is revoked (section 52 HGB). Anyone unaware of this may rely on it until its expiry is entered in the commercial register and published (sections 53, 15 HGB).

Zur Einarbeitung bei einer GmbH: Die Geschäftsführung sorgt für die ordnungsmäßige Buchführung (§ 41 GmbHG) und wendet die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes an (§ 43 Abs. 1 GmbHG).On onboarding for a GmbH: the directors ensure proper book-keeping (section 41 GmbHG) and conduct the company’s affairs with the due care of a prudent businessperson (section 43 (1) GmbHG).

Erste Schritte bei vorübergehender VertretungFirst steps during a temporary stand-in

Hier finden Sie Einzelheiten zu den vorgeschlagenen ersten Schritten unter „Kontakte und Vertretung“. Die Angaben ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall.This page gives details on the suggested first steps under “Contacts and cover”. This information does not replace legal advice in the individual case.

Zu Schritt 2, bei einer GmbH: Ist niemand mit eigener Vertretungsmacht da, wird eine weitere Geschäftsführung bestellt. Das tun die Gesellschafter. Ist die Inhaberin einzige Gesellschafterin, tut es ihre Stimmrechts- oder Vorsorgebevollmächtigte, wie unter „Gesellschaft und Nachfolge“ beschrieben. Fehlt beides, kann eine Betreuung angeregt werden. Ist ihr Aufenthalt unbekannt oder ist sie verhindert, zurückzukehren und ihre Geschäfte zu erledigen, etwa weil sie im Ausland festgehalten wird, kommt auch eine Pflegschaft für ihre Vermögensangelegenheiten in Betracht (§ 1884 BGB). In dringenden Fällen kann beim Registergericht eine Bestellung beantragt werden.On step 2, for a GmbH: If nobody has authority of their own, another managing director is appointed, by the shareholders or, if the owner is the sole shareholder, by the person holding her voting proxy or enduring power of attorney, as described under “Company and succession”. If neither exists, a court-appointed representative can be suggested, or a curator (Pfleger) for her financial affairs (§ 1884 BGB) if her whereabouts are unknown or she is prevented from returning and from managing her affairs, for example because she is being held abroad. In urgent cases, an appointment can be requested from the registry court.

Zu Schritt 2, bei einem Einzelunternehmen: Es handelt, wer eine Vorsorge- oder Generalvollmacht für Vermögens- und Geschäftsangelegenheiten hat. Fehlt sie, kann beim Betreuungsgericht eine Betreuung angeregt werden. Ist ihr Aufenthalt unbekannt oder ist sie verhindert, zurückzukehren und ihre Geschäfte zu erledigen, etwa weil sie im Ausland festgehalten wird, kommt auch eine Pflegschaft für ihre Vermögensangelegenheiten in Betracht (§ 1884 BGB).On step 2, for a sole proprietorship: The person acting is whoever holds an enduring or general power of attorney for financial and business matters. Without one, a court-appointed representative can be suggested to the custodianship court, or a curator (Pfleger) for her financial affairs (§ 1884 BGB) if her whereabouts are unknown or she is prevented from returning and from managing her affairs, for example because she is being held abroad.

Zu Schritt 4 und 8, zum Grund der Abwesenheit: Ob und wie viel Sie über den Grund sagen, entscheiden Sie im Einzelfall. Oft genügt es zu sagen, dass die Inhaberin abwesend ist und wer sie vertritt. Angaben zu ihrer Gesundheit sind besonders geschützt, ebenso Angaben zu einer Haft oder einem Strafverfahren. Geben Sie solche Angaben an Beschäftigte, Kunden oder Lieferanten nur mit ihrer Einwilligung weiter. Kann sie nicht selbst einwilligen, entscheidet die Person, die sie dafür bevollmächtigt hat oder sie rechtlich vertritt. Gerichten und Behörden dürfen Sie den Grund nennen, soweit es nötig ist, etwa für eine Fristverlängerung.On steps 4 and 8, on the reason for the absence: Whether and how much you say about the reason is a decision for the individual case. It is often enough to say that the owner is absent and who is standing in for her. Information about her health is specially protected, as is information about detention or criminal proceedings. Pass such information on to staff, customers or suppliers only with her consent. If she cannot consent herself, the person she has authorised for this or who legally represents her decides. You may state the reason to courts and authorities as far as necessary, for example for an extension of a deadline.

Zu Schritt 6: Legen Sie fest, wer Post und E-Mail täglich durchsieht. Persönlich adressierte Post wird nur mit einer Postvollmacht geöffnet. Ist die Anschrift nicht besetzt, kann die Post umgeleitet werden. Behördenpostfächer gehören dazu. Eine Abwesenheitsnachricht kann Absendern mitteilen, an wen sie sich wenden können.On step 6: Decide who checks post and email daily. Personally addressed post is opened only with a postal power of attorney. If the address is unattended, the post can be redirected. Official electronic mailboxes are included. An out-of-office reply can tell senders whom to contact.

Erste Schritte im TodesfallFirst steps after your death

Hier finden Sie Einzelheiten zu den vorgeschlagenen ersten Schritten unter „Kontakte und Vertretung“. Die Angaben ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall.This page gives details on the suggested first steps under “Contacts and cover”. This information does not replace legal advice in the individual case.

Zu Schritt 4, bei einer GmbH: Ist keine Geschäftsführung mehr im Amt, leiten die Gesellschafter die Bestellung einer neuen Geschäftsführung ein, wie unter „Gesellschaft und Nachfolge“ beschrieben. Sind Erben Gesellschafter, sind Erbnachweis und Gesellschafterliste zu klären. In dringenden Fällen kann eine Bestellung beim Registergericht beantragt werden.On step 4, for a GmbH: If no managing director is left in office, the shareholders start appointing a new one, as described under “Company and succession”. If heirs are shareholders, proof of inheritance and the list of shareholders must be settled. In urgent cases, an appointment can be requested from the registry court.

Zu Schritt 4, bei einem Einzelunternehmen: Klären Sie mit den Erben, ob und von wem der Betrieb fortgeführt wird. Die Frist für eine Ausschlagung der Erbschaft beträgt sechs Wochen ab Kenntnis, sechs Monate, wenn die Verstorbene nur im Ausland wohnte oder der Erbe sich bei Fristbeginn im Ausland aufhält. Ist der Betrieb ein kaufmännisches Gewerbe (im Handelsregister eingetragen oder nach Art und Umfang kaufmännisch eingerichtet), gilt außerdem eine Frist von drei Monaten ab Kenntnis vom Erbfall: Wird der Betrieb in dieser Frist eingestellt, vermeidet das die unbeschränkte Haftung nach Handelsrecht für frühere Geschäftsschulden. Die Haftung als Erbe für Nachlassschulden bleibt davon unberührt.On step 4, for a sole proprietorship: Agree with the heirs whether and by whom the business continues. The period for disclaiming the inheritance is six weeks from knowledge, or six months if the deceased lived only abroad or the heir is abroad when it starts. If the business is a commercial trade (entered in the commercial register or run on a commercial scale), there is also a three-month period from knowledge of the inheritance: discontinuing the business within it avoids unlimited liability under commercial law for earlier business debts. Liability as heir for the estate's debts is not affected.

Zu Schritt 5: Ein Testament oder Erbvertrag ist unverzüglich beim Nachlassgericht abzuliefern. Als Erbnachweis dienen ein Erbschein oder ein notarielles Testament bzw. ein notarieller Erbvertrag mit Eröffnungsniederschrift. Bei einer GmbH lassen Sie die Nachfolgeregelung im Gesellschaftsvertrag prüfen.On step 5: A will or contract of inheritance must be delivered to the probate court without delay. Proof of inheritance is a certificate of inheritance, or a notarial will or contract of inheritance with the record of its opening. For a GmbH, have the succession clause in the articles examined.

Zu Schritt 11, bei einer GmbH: Über das Notariat werden beim Handelsregister das Ausscheiden der Verstorbenen, wenn sie Geschäftsführerin war, und die neue Geschäftsführung angemeldet (§ 39 GmbHG). Die Geschäftsführung reicht eine neue Gesellschafterliste mit den Erben ein (§ 40 Abs. 1 GmbHG). Hinzu kommt das Transparenzregister.On step 11, for a GmbH: Through the notary, the commercial register is notified that the deceased has left office as managing director, if she held it, and of the new managing director (§ 39 GmbHG). The managing director files a new list of shareholders showing the heirs (§ 40(1) GmbHG). The transparency register must also be updated.

Zu Schritt 11, bei einem Einzelunternehmen und weiteren Stellen: Ist das Einzelunternehmen eingetragen, werden die Erben als neue Inhaber mit Erbnachweis angemeldet oder, wenn der Betrieb eingestellt wird, das Erlöschen der Firma (§ 31 HGB). Hinzu kommen das Gewerbeamt und beim zulassungspflichtigen Handwerk (Meisterpflicht) die Handwerkskammer (Handwerksrolle). War die Verstorbene die Betriebsleiterin, ist unverzüglich eine neue fachlich qualifizierte Betriebsleitung zu bestellen und der Handwerkskammer anzuzeigen (§ 4, § 16 Abs. 2 HwO).On step 11, for a sole proprietorship and other offices: If the sole proprietorship is registered, the heirs are filed as new owners with proof of inheritance or, if the business is discontinued, the end of the business name (§ 31 HGB). The trade office must also be notified and, for a craft requiring a master craftsman's qualification, the chamber of crafts (craft register). If the deceased was the qualified manager, a new qualified manager must be appointed without undue delay and notified to the chamber of crafts (§ 4, § 16(2) HwO).

Erste Schritte bei Vertretung auf unbestimmte ZeitFirst steps for a stand-in of indefinite length

Hier finden Sie Einzelheiten zu den vorgeschlagenen ersten Schritten unter „Kontakte und Vertretung“. Die Angaben ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall.This page gives details on the suggested first steps under “Contacts and cover”. This information does not replace legal advice in the individual case.

Zu Schritt 1: Prüfen Sie Umfang und Befristung der Vollmachten, der Prokura und der Einträge unter „Kontakte und Vertretung“. Erweitern oder verlängern kann sie die Inhaberin selbst, solange sie handeln kann. Sonst tun es bei einer GmbH die Geschäftsführung oder die Gesellschafter (Schritt 2). Bei einem Einzelunternehmen tut es eine Betreuerin oder Pflegerin (Schritt 3). Eine Prokura kann eine Bevollmächtigte nicht erteilen (§ 48 Abs. 1 HGB). Eine Betreuerin oder Pflegerin kann es nur mit Genehmigung des Betreuungsgerichts (§ 1852 Nr. 3 BGB).On step 1: Check the scope and time limits of powers of attorney, Prokura and the entries under “Contacts and cover”. The owner can extend or renew them herself while she can still act, otherwise for a GmbH the managing directors or shareholders (step 2) and for a sole proprietorship a court-appointed representative or curator (step 3). A person holding a power of attorney cannot grant Prokura (§ 48(1) HGB); a court-appointed representative or curator can only with the custodianship court's approval (§ 1852 no. 3 BGB).

Zu Schritt 3: Gemeint ist eine Vollmacht für Vermögens- und Geschäftsangelegenheiten (Einzelunternehmen) oder für die Gesellschafterrechte (GmbH, wenn ohne die Stimme der Inhaberin keine Geschäftsführung bestellt werden kann). Fehlt sie, kann beim Betreuungsgericht eine Betreuung angeregt werden oder eine Pflegschaft für ihre Vermögensangelegenheiten (§ 1884 BGB), wenn ihr Aufenthalt unbekannt ist oder sie an der Rückkehr und an der Erledigung ihrer Geschäfte gehindert ist.On step 3: This means a power of attorney for financial and business matters (sole proprietorship) or for the shareholder rights (GmbH, if no managing director can be appointed without the owner's vote). Without one, a court-appointed representative can be suggested to the custodianship court, or a curator (Pfleger) for her financial affairs (§ 1884 BGB) if her whereabouts are unknown or she is prevented from returning and from managing her affairs.

Zu Schritt 4, zum Grund der Abwesenheit: Ob und wie viel Sie über den Grund sagen, entscheiden Sie im Einzelfall. Oft genügt es zu sagen, dass die Inhaberin abwesend ist und wer sie vertritt. Angaben zu ihrer Gesundheit sind besonders geschützt, ebenso Angaben zu einer Haft oder einem Strafverfahren. Geben Sie solche Angaben an Beschäftigte, Kunden oder Lieferanten nur mit ihrer Einwilligung weiter. Kann sie nicht selbst einwilligen, entscheidet die Person, die sie dafür bevollmächtigt hat oder sie rechtlich vertritt. Gerichten und Behörden dürfen Sie den Grund nennen, soweit es nötig ist, etwa für eine Fristverlängerung.On step 4, on the reason for the absence: Whether and how much you say about the reason is a decision for the individual case. It is often enough to say that the owner is absent and who is standing in for her. Information about her health is specially protected, as is information about detention or criminal proceedings. Pass such information on to staff, customers or suppliers only with her consent. If she cannot consent herself, the person she has authorised for this or who legally represents her decides. You may state the reason to courts and authorities as far as necessary, for example for an extension of a deadline.

Zu Schritt 8: Für die Vorbereitung gibt es die Liste „Erste Schritte bei Verkauf oder Übergabe“. Handelt eine Betreuung, braucht ein Verkauf oder eine Verpachtung des Betriebs die Genehmigung des Betreuungsgerichts.On step 8: The list “First steps on sale or handover” is there for the preparation. If a court-appointed representative acts, a sale or lease of the business needs the approval of the custodianship court.

Erste Schritte bei Verkauf oder ÜbergabeFirst steps on sale or handover

Hier finden Sie Einzelheiten zu den vorgeschlagenen ersten Schritten unter „Kontakte und Vertretung“. Die Angaben ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall.This page gives details on the suggested first steps under “Contacts and cover”. This information does not replace legal advice in the individual case.

Zu Schritt 2: Zu den Unterlagen gehören Registerauszug, Jahresabschlüsse, wesentliche Verträge, Genehmigungen und bei einer GmbH Gesellschaftsvertrag und Gesellschafterliste. Angaben zu Beschäftigten geben Sie zunächst nur zusammengefasst heraus, Angaben zu einzelnen Personen erst kurz vor dem Abschluss und nur, soweit sie dafür nötig sind.On step 2: The documents include the register extract, annual accounts, key contracts, permits and, for a GmbH, the articles of association and list of shareholders. Share staff details in aggregated form at first, and details on individual employees only shortly before signing and only as far as needed.

Zu Schritt 3: Zuzustimmen haben gegebenenfalls die Gesellschafter (bei einer GmbH auch, wenn der Gesellschaftsvertrag die Abtretung an eine Genehmigung knüpft), die Vermietung, Vertragspartner mit einer Klausel für einen Inhaberwechsel und die Bank. Beim Vermögenskauf ist zu klären, welche Verträge einzeln übertragen werden müssen; für die Fortführung der Firma ist die ausdrückliche Einwilligung des bisherigen Inhabers nötig. Bei Verheirateten im gesetzlichen Güterstand ist die Einwilligung des Ehegatten nötig, wenn der Betrieb oder die Anteile nahezu das ganze Vermögen ausmachen.On step 3: Consent may be needed from the shareholders (for a GmbH, also where the articles make the transfer subject to approval), the landlord, contract partners with a change-of-owner clause and the bank. For an asset deal, establish which contracts must be transferred individually; continuing the business name requires the express consent of the previous owner. For a married owner under the statutory property regime, the spouse's consent is needed if the business or shares make up almost all of her assets.

Zu Schritt 4: Die Beschäftigten sind zu unterrichten, wenn der Betrieb oder ein Betriebsteil durch Vertrag auf einen neuen Inhaber übergeht. Das ist beim Vermögenskauf so, bei Schenkung oder Pacht, nicht beim Anteilskauf. Unterrichten können die bisherige Arbeitgeberin oder der neue Inhaber, in Textform. Sie nennen Zeitpunkt, Grund, Folgen und geplante Maßnahmen (§ 613a Abs. 5 BGB). Die Beschäftigten können innerhalb eines Monats nach Zugang schriftlich widersprechen (§ 613a Abs. 6 BGB).On step 4: Staff must be informed if the business or part of it passes to a new owner by contract, that is in an asset deal, by gift or lease, but not in a share deal. The current employer or the new owner informs them in text form of the date, reason, consequences and planned measures (§ 613a(5) BGB). Staff may object in writing within one month of receiving this information (§ 613a(6) BGB).

Zu Schritt 5: Bei GmbH-Anteilen sind der Vertrag (Kauf oder Schenkung) und die Abtretung notariell zu beurkunden (§ 15 Abs. 3 und 4 GmbHG). Dasselbe gilt beim Vermögenskauf mit Grundstück (§ 311b Abs. 1 BGB) und, auch ohne Grundstück, wenn sich die Verkäuferseite verpflichtet, ihr ganzes gegenwärtiges Vermögen oder einen Bruchteil davon zu übertragen (§ 311b Abs. 3 BGB).On step 5: For GmbH shares, both the agreement (sale or gift) and the transfer must be recorded by a notary (§ 15(3) and (4) GmbHG). The same applies to an asset deal that includes land (§ 311b(1) BGB) and, even without land, where the seller undertakes to transfer all or a fraction of its present assets (§ 311b(3) BGB).

Zu Schritt 7: Beim Anteilskauf reicht das Notariat die neue Gesellschafterliste ein (§ 40 Abs. 2 GmbHG). Eine neue Geschäftsführung und das Erlöschen einer Prokura werden über das Notariat beim Handelsregister angemeldet (§ 39 GmbHG, § 53 Abs. 2 HGB), dazu das Transparenzregister. Beim Vermögenskauf oder der Übergabe eines eingetragenen Einzelunternehmens werden der Inhaberwechsel oder das Erlöschen der Firma angemeldet (§ 31 HGB). Das Gewerbe wird ab- und angemeldet (§ 14 GewO), das Finanzamt informiert und beim Handwerksbetrieb die Handwerksrolle geändert.On step 7: For a share deal, the notary files the new list of shareholders (§ 40(2) GmbHG). A new managing director and the end of any Prokura are filed with the commercial register through the notary (§ 39 GmbHG, § 53(2) HGB), together with the transparency register. For an asset deal or the handover of a registered sole proprietorship, the change of owner or the end of the business name is filed (§ 31 HGB). The trade is deregistered and registered (§ 14 GewO), the tax office is informed and, for a craft business, the craft register is updated.

Zu Schritt 8: Beim Vermögenskauf eines kaufmännischen Betriebs mit Fortführung der Firma haftet der Erwerber für die früheren Geschäftsverbindlichkeiten (§ 25 Abs. 1 HGB). Ein vereinbarter Ausschluss wirkt gegenüber Dritten nur, wenn er im Handelsregister eingetragen und bekanntgemacht oder ihnen mitgeteilt ist (§ 25 Abs. 2 HGB); er ist daher im Vertrag zu vereinbaren und zum Stichtag anzumelden. Unabhängig von der Firma haftet der Erwerber eines ganzen Betriebs für betriebliche Steuern seit Beginn des Vorjahres, beschränkt auf das übernommene Vermögen (§ 75 AO).On step 8: In an asset deal of a commercial business that continues the business name, the buyer is liable for earlier business debts (§ 25(1) HGB). An agreed exclusion only binds third parties if it is entered in the commercial register and published or communicated to them (§ 25(2) HGB); it should therefore be agreed in the contract and filed by the effective date. Regardless of the name, the buyer of a whole business is liable for business taxes since the start of the previous year, limited to the assets taken over (§ 75 AO).

Zu Schritt 9: Für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen gelten § 257 HGB und § 147 AO.On step 9: The retention of business records is governed by § 257 HGB and § 147 AO.

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