So benutzen Sie VivodepotHow to use Vivodepot

Depot anlegen und das PasswortCreating your depot, and your password

Ein Depot ist eine verschlüsselte Sammlung Ihrer Angaben. Sie legen es selbst an und vergeben dabei ein Passwort. Dieses Passwort ist der einzige Schlüssel: Es entschlüsselt Ihr Depot auf diesem Gerät und jede Sicherungskopie, die Sie davon erstellen.A depot is an encrypted collection of your own records. You create it yourself and choose a password while doing so. That password is the only key: it unlocks your depot on this device and every backup copy you make of it.

Niemand kann Ihr Passwort zurücksetzen, auch wir nicht. Es gibt keine Stelle, die es kennt, und keinen Weg, es zu umgehen. Ist es verloren, bleibt das Depot verschlossen, und die Angaben darin sind nicht mehr zu lesen. Wählen Sie deshalb ein Passwort, das Sie sich merken können, und schreiben Sie es zusätzlich auf.Nobody can reset your password, and that includes us. No office holds a copy, and there is no way around it. If the password is gone, the depot stays closed and the records inside cannot be read. So choose one you will remember, and write it down as well.

Bewahren Sie das Aufgeschriebene getrennt vom Gerät und vom USB-Stick auf, am besten dort, wo Ihre wichtigen Papiere liegen. Wer die Datei und das Passwort hat, kann das Depot öffnen; deshalb gehören beide nicht in denselben Umschlag und nicht in dieselbe Schublade.Keep what you wrote down away from the device and away from the USB stick, ideally where you keep your important papers. Anyone who has both the file and the password can open the depot, so the two do not belong in the same envelope or the same drawer.

Sie können Ihr Passwort später ändern. Ältere Sicherungskopien lassen sich danach weiterhin mit dem alten Passwort öffnen, denn sie sind eigene Dateien und ändern sich nicht rückwirkend. Wenn Sie das nicht möchten, löschen Sie alte Kopien, nachdem Sie eine neue erstellt haben.You can change your password later. Backup copies made earlier still open with the old password, because each copy is a file of its own and does not change after the fact. If you would rather not have that, delete the older copies once you have made a new one.

Speichern und SicherungskopienSaving and backup copies

Ihr Depot liegt auf diesem Gerät, in dieser Anwendung. Was Sie eintragen, wird dort gespeichert; die Anzeige sagt Ihnen, wann der Stand aktuell ist. Es geht dabei nichts ins Netz.Your depot lives on this device, inside this application. Whatever you enter is stored there, and the display tells you when everything is up to date. None of it travels over the network.

Eine Sicherungskopie macht Ihr Depot unabhängig von diesem Gerät. Sie erstellen sie über den Menüpunkt „Sicherungskopie erstellen“; dabei entsteht eine einzelne verschlüsselte Datei, die Sie ablegen können, wohin Sie möchten: auf einen USB-Stick, auf einen anderen Rechner, in Ihre eigene Ablage.A backup copy makes your depot independent of this device. Use the menu entry for creating a backup copy: it produces a single encrypted file that you can keep wherever you like, on a USB stick, on another computer, in your own filing.

Erstellen Sie von Zeit zu Zeit eine solche Kopie, besonders nachdem Sie viel eingetragen haben. Geräte räumen Speicher frei, gehen verloren oder werden ersetzt. Eine Kopie, die woanders liegt, ist der einzige Schutz davor, und sie ist ebenso verschlüsselt wie das Depot selbst.Make such a copy from time to time, especially after you have entered a lot. Devices reclaim storage, get lost or get replaced. A copy kept somewhere else is the only protection against that, and it is encrypted just as the depot is.

Prüfen Sie nach dem Erstellen kurz, ob die Datei tatsächlich angekommen ist, und merken Sie sich, wo sie liegt. Kann die Anwendung auf diesem Gerät nicht selbst speichern, sagt sie es Ihnen; dann ist die Sicherungskopie nicht nur Reserve, sondern Ihr Depot.After making it, check that the file really arrived, and remember where you put it. If the application cannot save on this device by itself, it tells you so; from then on the backup copy is not a spare, it is your depot.

Eintragen und DokumenteEntries and documents

Ihr Depot ist in Bereiche gegliedert. In jedem Bereich tragen Sie ein, was für Sie zutrifft; leer bleiben darf alles. Unter „Meine Dokumente“ legen Sie zusätzlich Dateien und Scans ab, etwa eine eingescannte Vollmacht.Your depot is divided into areas. In each area you enter whatever applies to you, and anything may be left empty. Under “My documents” you can also store files and scans, a scanned power of attorney for instance.

Fangen Sie mit einer Sache an. Wer sich vornimmt, alles auf einmal zu ordnen, hört meist vorher auf. Ein einziger Eintrag, der stimmt, ist mehr wert als zehn angefangene, und Sie können jederzeit weitermachen.Start with one thing. People who set out to sort everything at once usually stop before they finish. A single entry that is correct is worth more than ten half-finished ones, and you can carry on whenever you like.

Vieles ist als Verweis gedacht, nicht als Ablage: Wo ein Vertrag liegt, wer Bescheid weiß, welche Nummer wozu gehört. Ein Dokument gehört dann hinein, wenn es im Ernstfall gebraucht wird und sonst schwer zu finden wäre.Much of this is meant as a pointer rather than a store: where a contract is kept, who knows about it, which number belongs to what. A document belongs in the depot when it will be needed in an emergency and would otherwise be hard to find.

Manches müssen Sie nicht abtippen. Schickt Ihnen eine Einrichtung einen bestätigten Nachweis, übernimmt die Anwendung die Werte in die Felder und vermerkt dabei, von wem sie kommen. Ein Befund oder Brief bleibt dagegen als Dokument erhalten, so wie er ist, mit der Angabe seiner Herkunft.Some of it you need not type at all. When an organisation sends you a confirmed record, the application takes the values into the fields and notes where they came from. A report or a letter, by contrast, is kept as the document it is, together with a note of its origin.

WeitergebenHanding records on

Unter „Daten herausgeben“ stellen Sie zusammen, was eine andere Person oder Stelle bekommen soll. Sie wählen den Bereich, aus dem etwas herausgehen soll, und sehen vor dem Absenden, was in der Zusammenstellung steht.Under “Share records” you put together what another person or organisation is to receive. You choose the area it comes from, and before anything leaves you see what the selection contains.

Es geht nur mit, was Sie ausgewählt haben. Der Rest bleibt im Depot. Die Zusammenstellung ist eine eigene Datei oder ein PDF; Ihr Depot selbst verlässt das Gerät nicht, und die Empfängerin bekommt keinen Zugang dazu.Only what you selected goes out. The rest stays in the depot. The selection is a file or a PDF of its own; your depot itself never leaves the device, and the recipient gets no access to it.

Die Empfängerin braucht nichts zu installieren. Eine Zusammenstellung lässt sich im Browser öffnen, ein PDF wie jedes andere. Dabei sieht sie, wann die Angaben zusammengestellt wurden und von wem sie kommen.The recipient does not need to install anything. A selection opens in a browser, a PDF like any other. They can see when the records were put together and who they came from.

Wurden Angaben zurückgehalten, vermerkt die Zusammenstellung das. Die Empfängerin erfährt also, dass etwas nicht mitgegangen ist, aber nicht, was es war. Das schützt Sie davor, dass Zurückhalten wie Vollständigkeit aussieht.If you withheld anything, the selection says so. The recipient therefore knows that something was left out, but not what it was. That keeps withholding from looking like completeness.

Zurückhalten und freigebenWithholding and releasing

Manche Angaben sind besonders geschützt, etwa Diagnosen, Medikamente oder die Versicherung. Sie gehen nicht automatisch mit, auch dann nicht, wenn Sie den ganzen Bereich herausgeben.Some records are protected more strictly than others, diagnoses, medication or insurance details among them. They do not travel automatically, not even when you share a whole area.

Solche Angaben geben Sie unter „Zurückhalten“ einzeln frei. Zurückhalten ist der Ausgangszustand, Freigeben die bewusste Handlung. Sie entscheiden das jedes Mal neu, für jede Zusammenstellung, und eine Freigabe von gestern gilt nicht automatisch für morgen.You release those one by one under “Withhold”. Withholding is the starting state, releasing is the deliberate act. You decide afresh for every selection, and a release you granted yesterday does not carry over to tomorrow.

Auch ein ausdrückliches Nein ist eine Angabe, die Sie festhalten können, ohne sie herauszugeben. Sie bleibt in Ihrem Depot erklärt und geht nicht mit. In der Zusammenstellung steht dann nur, dass etwas zurückgehalten wurde.An explicit no is a record too, and you can keep it without handing it on. It stays explained inside your depot and does not travel. The selection then only states that something was withheld.

NotfallkarteEmergency card

Im Bereich „Notfall“ erzeugt die Anwendung eine Notfallkarte als PDF zum Ausdrucken. Darauf stehen Ihre wichtigsten Angaben für den Ernstfall, so knapp, dass jemand sie in wenigen Sekunden erfassen kann.In the emergency area the application produces a printable emergency card as a PDF. It carries the records that matter in an emergency, short enough to be taken in within seconds.

Die Karte ist für die Brieftasche gedacht, nicht für das Gerät. Sie funktioniert ohne Strom, ohne Netz und ohne Passwort, und genau darin liegt ihr Zweck: Sie hilft in dem Moment, in dem niemand ein Gerät entsperren kann.The card belongs in a wallet, not on a device. It works without power, without a network and without a password, and that is exactly its purpose: it helps at the moment when nobody can unlock a device.

Weil sie ohne Passwort lesbar ist, gehört darauf nur, was im Ernstfall wirklich gebraucht wird. Drucken Sie die Karte neu aus, wenn sich etwas Wichtiges ändert, und bewahren Sie sie nicht zusammen mit dem Gerät oder dem USB-Stick auf.Because it can be read without a password, it should carry only what is genuinely needed. Print it again when something important changes, and do not keep it together with the device or the USB stick.

Erweiterungen und ihre HerkunftAdd-ons and where they come from

Eine Erweiterung bringt zusätzliche Inhalte in Ihr Depot: andere Beschriftungen, einen anderen Rechtsraum oder eigene Felder für ein bestimmtes Thema. Sie bleibt auf diesem Gerät und wird niemandem gezeigt.An add-on brings further content into your depot: different labels, a different legal framework, or fields of its own for a particular subject. It stays on this device and is shown to nobody.

Zu jeder Erweiterung steht dabei, woher sie kommt. „Geprüft“ heißt, dass eine anerkannte Stelle sie signiert hat und die Anwendung diese Signatur nachgerechnet hat. Daneben gibt es „signiert, nicht anerkannt“, „unsigniert“ und „Herkunft unbekannt“. Lesen Sie diese Angabe, bevor Sie etwas einlassen, das Sie nicht selbst angefordert haben.Every add-on states where it came from. “Verified” means a recognised body signed it and the application checked that signature. There is also “signed, not recognised”, “unsigned” and “origin unknown”. Read that line before admitting anything you did not ask for yourself.

Die Prüfung sagt, wer etwas herausgegeben hat, und nicht, ob der Inhalt für Sie richtig ist. Für den Inhalt steht die Stelle ein, die ihn veröffentlicht hat. Vivodepot bestätigt die Herkunft und schreibt keine fremden Inhalte um.The check tells you who issued something, not whether its content is right for you. The body that published it answers for the content. Vivodepot confirms the origin and does not rewrite what others wrote.

Felder, die eine Erweiterung mitbringt, gehören zu ihr. Entfernen Sie die Erweiterung, kommen Sie an das, was Sie dort eingetragen haben, nicht mehr heran. Geben Sie solche Angaben vorher heraus oder notieren Sie sie an einer anderen Stelle in Ihrem Depot.Fields that an add-on brings with it belong to that add-on. Remove it and you can no longer reach what you entered there. So hand those entries on beforehand, or note them somewhere else in your depot.

Die Datei mitnehmenTaking the file with you

Es gibt keine Anmeldung und keine Bindung an ein bestimmtes Gerät. Eine Sicherungskopie ist Ihr vollständiges Depot in einer Datei, und diese Datei ist alles, was Sie brauchen.There is no sign-in and no tie to a particular device. A backup copy is your complete depot in one file, and that file is all you need.

Kopieren Sie sie auf einen USB-Stick oder auf den anderen Rechner und öffnen Sie sie dort mit demselben Passwort. Es gibt nichts zu übertragen, nichts freizuschalten und nichts abzumelden. Was Sie danach eintragen, steht in der Fassung, die Sie gerade offen haben.Copy it onto a USB stick or the other computer and open it there with the same password. Nothing has to be transferred, unlocked or signed out of. Whatever you enter afterwards sits in the version you currently have open.

Arbeiten Sie abwechselnd an zwei Geräten, achten Sie darauf, immer mit der neuesten Fassung weiterzuarbeiten und danach wieder eine Kopie zu erstellen. Ältere Dateien bleiben lesbar, sie kennen aber nur den Stand, an dem sie entstanden sind.If you work on two devices in turn, take care to continue from the most recent version and to make a fresh copy afterwards. Older files stay readable, but they only know the state they were made in.

Was wir nicht sehenWhat we do not see

Die Anwendung baut keine Verbindung ins Netz auf. Es gibt kein Konto, keinen Server und keine Sammelstelle, bei der Ihre Angaben ankommen könnten.The application opens no connection to the network. There is no account, no server and no central store where your records could arrive.

Wir wissen nicht, was Sie eintragen, wie viel Sie eintragen und ob Sie die Anwendung überhaupt benutzen. Auch wenn Sie eine Erweiterung einlassen oder eine Zusammenstellung erzeugen, bleibt das auf Ihrem Gerät. Es gibt keine Rückmeldung an uns, weil es keinen Weg dafür gibt.We do not know what you enter, how much you enter, or whether you use the application at all. Admitting an add-on or producing a selection stays on your device as well. Nothing reports back to us, because there is no route for it.

Die Kehrseite steht oben: Wo nichts bei uns liegt, kann auch nichts bei uns wiederhergestellt werden. Ihr Passwort und Ihre Sicherungskopien sind deshalb die einzigen beiden Dinge, auf die Sie achten müssen.The other side of that is stated above: where nothing is held by us, nothing can be restored by us either. Your password and your backup copies are therefore the only two things you need to look after.

Ein zweites Depot für jemand anderenA second depot for someone else

Wer für einen anderen Menschen sorgt, kann dessen Depot mitführen. In der Anwendung heißt es Sub-Depot, im Alltag auch Unterdepot. Es steht in Ihrer Liste, hat aber ein eigenes Passwort und bleibt inhaltlich getrennt von Ihrem eigenen Depot.If you care for another person, you can carry their depot alongside your own. The application calls it a sub-depot. It appears in your list, but it has a password of its own and its contents stay separate from yours.

Ein bestehendes Depot können Sie über „Einhängen“ aufnehmen: Sie wählen die Datei aus und geben ihr eine Bezeichnung, dann erscheint sie in Ihrer Liste. Der Inhalt wird unverändert übernommen, und das Passwort bleibt dasselbe, das die Datei schon hatte.An existing depot can be taken in under “Attach”: you pick the file and give it a name, and it appears in your list. The contents are taken over unchanged, and the password stays the one the file already had.

Endet Ihre Aufgabe, etwa weil ein Kind erwachsen wird, geben Sie das Depot zurück. Über „Abgeben“ sichern Sie es als eigene Datei und bestätigen danach die Übergabe. Erst mit dieser Bestätigung verschwindet der verschlüsselte Inhalt aus Ihrem eigenen Depot.When your responsibility ends, when a child comes of age for instance, you hand the depot back. Under “Hand over” you save it as a file of its own and then confirm the handover. Only with that confirmation does the encrypted content leave your own depot.

Die abgegebene Datei ist danach ein ganz gewöhnliches Depot, mit demselben Passwort, das sie die ganze Zeit hatte. Es braucht kein neues Passwort und keinen neuen Anfang; die Person arbeitet einfach dort weiter, wo Sie aufgehört haben.The file you handed over is an ordinary depot from then on, with the same password it had all along. No new password is needed and no fresh start; the person simply carries on where you left off.