Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Vivodepot GmbH
Körnerstraße 7–10, 10785 Berlin
E-Mail: info@vivodepot.de
2. Hosting der Website
Diese Website wird bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur gehostet, ebenso die Seite share.vivodepot.de (siehe Ziffer 7a). Beim Aufruf speichert der Server automatisch Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browsertyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs) in Server-Logfiles; IONOS anonymisiert die IP-Adresse darin (Hilfe-Center von IONOS, „Hinweise zu Logdateien“). Nach Anhang 1 zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung (v3.0, 03/2026) speichert IONOS die Logfiles höchstens sieben Tage; anonymisierte Zugriffsdaten speichert IONOS nach eigenen Angaben bis zu acht Wochen bereit. Diese Daten sind technisch notwendig; wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website). Mit IONOS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
3. Schriftarten
Diese Website verwendet selbst gehostete Schriftarten und lädt keine Schriftarten von externen Anbietern (z. B. Google Fonts). Über Schriftarten werden keine Daten an Dritte übertragen.
4. Kontaktaufnahme per E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (info@vivodepot.de), speichern wir die Daten, die Sie uns übermitteln (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Ohne Ihre Einwilligung geben wir diese Daten nicht weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Wir löschen die Daten, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Unseren E-Mail-Dienst betreibt IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. IONOS verarbeitet E-Mail-Daten ausschließlich zur technischen Übermittlung. Mit IONOS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
5. Bestellprozess und Shop (Odoo)
Den Kaufprozess wickeln wir über Odoo S.A., Avenue Gaston Rousseau 11, 1300 Wavre, Belgien, ab (vivodepot.odoo.com). Dabei erheben wir die Daten, die zur Vertragserfüllung notwendig sind: Name, Lieferadresse, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Odoo verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO; die Grundlage dafür sind die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von Odoo, einsehbar unter odoo.com/privacy. An Odoo übermitteln wir nur die personenbezogenen Daten, die der Bestellprozess erfordert.
Nach dem Kauf senden wir Ihnen den Download-Link per E-Mail. Dafür nutzen wir einen eigenen Dienst auf der Plattform von Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. Eine Kopie der Bestellbestätigung aus dem Shop geht an unser E-Mail-Postfach bei IONOS (siehe Ziffer 4) und wird dort in einen eigenen Ordner einsortiert. Der Dienst ruft nur aus diesem Ordner ab, je Abruf eine Bestätigung, und löscht sie dort, sobald er sie übernommen hat. Eine Bestätigung, die der Dienst nicht übernehmen kann, etwa weil sie zu groß ist, legt er in einem weiteren eigenen Ordner ab; dort wird sie automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Mollie meldet dem Dienst bezahlte Zahlungen. Aus dieser Meldung übernimmt der Dienst nur Zahlungskennung, Auftragsnummer, Betrag und Währung; weitere Angaben darin, etwa den Namen des Karteninhabers, speichert er nicht. Der Dienst ordnet Zahlung und Bestellung einander zu und verarbeitet dabei Auftragsnummer, Zahlungskennung, Betrag, bestellte Produkte und Ihre E-Mail-Adresse. Die abgerufene Bestellbestätigung liegt mit ihrem gesamten Inhalt, etwa Name und Anschrift, höchstens sieben Tage bei Cloudflare; die daraus gelesenen Bestellangaben einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse und die aus der Mollie-Meldung übernommenen Angaben höchstens 30 Tage, nach der Auslieferung werden sie sofort gelöscht. Abgelaufene Einträge löscht Cloudflare automatisch. Vermerke ohne E-Mail-Adresse – Auftragsnummer, Versandstatus und, falls ein Versand scheitert, Zahl und Grund der Fehlversuche – bewahren wir 90 Tage auf. Scheitert eine Zuordnung oder ein Versand, erhalten wir eine Meldung mit der Zahl der betroffenen Aufträge, ohne Angaben zu einzelnen Bestellungen. Den Download-Link versenden wir über unseren E-Mail-Dienst bei IONOS (siehe Ziffer 4); er ist 30 Tage gültig. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); für die Vermerke Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist, jede Bestellung genau einmal auszuliefern und zu bemerken, wenn ein Versand scheitert. Zu Cloudflare als Auftragsverarbeiter und zur Übermittlung in die USA siehe Ziffer 8.
Wenn Sie die Anwendung vor Ablauf der Widerrufsfrist herunterladen möchten, bestätigen Sie auf der Download-Seite, dass wir vor Ablauf der Widerrufsfrist mit der Vertragserfüllung beginnen sollen und dass Ihr Widerrufsrecht dadurch mit Beginn der Vertragserfüllung erlischt. Darüber erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail, die wir über unseren E-Mail-Dienst bei IONOS (siehe Ziffer 4) versenden. Dafür legen wir beim Versand des Download-Links bei Cloudflare (siehe Ziffer 8) Ihre E-Mail-Adresse, die Auftragsnummer, das Produkt, den Betrag und den Zeitpunkt des Vertragsschlusses ab; nach 45 Tagen werden sie gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO in Verbindung mit § 312f BGB. Als Nachweis bewahren wir, ohne Ihre E-Mail-Adresse, die Auftragsnummer, das Produkt und die Zeitpunkte Ihrer beiden Erklärungen und unserer Bestätigung bis zum Ende des vierten Jahres nach dem Jahr des Vertragsschlusses auf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Ihre Erklärungen und unsere Bestätigung belegen zu können.
Widerruf. Über die Schaltfläche „Vertrag widerrufen“ können Sie einen Vertrag widerrufen. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, die Bestellnummer, die E-Mail-Adresse für die Eingangsbestätigung, den Inhalt Ihrer Erklärung und den Zeitpunkt des Eingangs. Wir senden Ihnen eine Eingangsbestätigung per E-Mail und erhalten selbst eine Kopie; beide E-Mails versenden wir über unseren E-Mail-Dienst bei IONOS. Bis die E-Mails zugestellt sind, liegen diese Angaben bei Cloudflare; gelingt die Weiterleitung an unser Postfach nicht sofort, bleiben sie dort, bis sie gelungen ist. Danach werden sie gelöscht, spätestens sieben Tage nach Eingang der Erklärung oder, wenn diese Frist schon vorbei ist, sofort. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 356a BGB. Die Kopie bewahren wir als Handelsbrief auf (zur Frist siehe den folgenden Absatz). Geht dieselbe Erklärung innerhalb von 24 Stunden mehrfach ein, bestätigen wir sie einmal. Dafür speichern wir bei Cloudflare einen aus Ihrer E-Mail-Adresse und der Bestellangabe gebildeten Prüfwert, 24 Stunden lang, ohne IP-Adresse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, doppelte E-Mails zu vermeiden.
Bestelldaten bewahren wir so lange auf, wie das Gesetz es verlangt: Handelsbriefe, darunter Widerrufserklärungen, sechs Jahre, Rechnungen und andere Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen, in die Bestellungen eingetragen werden, zehn Jahre (jeweils § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO). Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt, der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung gemacht worden ist (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Danach löschen wir die Daten.
6. Zahlungsabwicklung (Mollie)
Die Zahlung wickelt Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ab. Mollie ist als Zahlungsdienstleister zugelassen und steht unter der Aufsicht von De Nederlandsche Bank. Ihre Zahlungsdaten (Karteninformationen oder Kontodaten) gehen direkt an Mollie; Vivodepot speichert keine vollständigen Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Datenschutzhinweise von Mollie: mollie.com/de/privacy.
7. Die Vivodepot-Anwendung
Sie erhalten die Anwendung als Aufruf im Browser über privat-de.vivodepot.org und privat-en.vivodepot.org sowie von Vivodepot Studio (studio.vivodepot.org) und der Lese-App (lesen.vivodepot.org) (siehe Ziffer 8) oder als Download; ein USB-Stick ist in Vorbereitung. Auf allen Wegen gilt: Die Anwendung läuft in Ihrem Browser und sendet keine Daten aus Ihrem Depot an Server oder Dritte; ihre Sicherheitsrichtlinie sperrt Abrufe per Skript. Vivodepot Studio und die Lese-App laufen ebenfalls in Ihrem Browser. Sie senden von sich aus keine Daten an Server und speichern nichts im Browser. Ihre Eingaben bleiben verschlüsselt bei Ihnen, im Browser oder in der Datei, die Sie ablegen, bis Sie selbst etwas weitergeben. Beim Abruf der Anwendung fallen Verbindungsdaten an (siehe Ziffer 8). Was Sie über „Sicher weitergeben“ teilen, laden Sie verschlüsselt selbst hoch (siehe Ziffer 7a). Auf Ihre Eingaben hat Vivodepot keinen Zugriff. Die Anwendung unterliegt daher nicht den DSGVO-Pflichten für Auftragsverarbeiter.
7a. Sicher weitergeben (share.vivodepot.de)
Wenn Sie einen Eintrag über „Sicher weitergeben“ teilen, verschlüsselt die Anwendung ihn auf Ihrem Gerät. Der Schlüssel steht nur in dem Link, den Sie selbst weitergeben; wir erhalten ihn nicht und können den Inhalt nicht lesen. Die verschlüsselte Datei laden Sie selbst auf share.vivodepot.de hoch, eine Seite, die wir bei IONOS betreiben (siehe Ziffer 2).
Die Datei wird gelöscht, sobald sie das erste Mal abgerufen wird. Wird sie nicht abgerufen, ist sie nach sieben Tagen nicht mehr abrufbar; sie bleibt verschlüsselt auf dem Server, bis wir sie löschen.
Zum Schutz vor Missbrauch und um die Zahl der Uploads zu begrenzen, speichern wir beim Hochladen nicht Ihre IP-Adresse selbst, sondern einen daraus gebildeten Prüfwert (HMAC-SHA-256 mit einem täglich wechselnden Zufallsschlüssel), zusammen mit dem Zeitpunkt. Der Prüfwert ist pseudonym, nicht anonym. Er wird gelöscht, sobald er älter als 25 Stunden ist und die nächste Bereinigung läuft; bereinigt wird bei jedem neuen Upload. Der Tagesschlüssel eines vergangenen Tages wird bei derselben Bereinigung verworfen. Beim Abrufen speichert share.vivodepot.de keine IP-Adresse. Zusätzlich führt IONOS Zugriffsprotokolle mit einer von IONOS anonymisierten IP-Adresse (Speicherdauer siehe Ziffer 2).
Rechtsgrundlage für das Hochladen und Bereitstellen der Datei ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil Sie den Dienst ausdrücklich nutzen. Rechtsgrundlage für die Speicherung der IP-Adresse und die Zugriffsprotokolle ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Missbrauch des Dienstes zu verhindern und ihn sicher zu betreiben.
8. Aufruf der Anwendung und Download-Wege (Cloudflare)
Folgende Adressen stellen wir über die Plattform von Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, bereit:
- privat-de.vivodepot.org (Deutsch) und privat-en.vivodepot.org (Englisch): Aufruf der Anwendung im Browser und ihre Aktualisierung (siehe unten);
- studio.vivodepot.org (Vivodepot Studio) und lesen.vivodepot.org (Lese-App): Aufruf der Anwendung im Browser;
- die Download- und Bestellwege aus dem Shop unter download.vivodepot.org und vivodepot-download-gateway.shy-mud-48b7.workers.dev.
Die Website vivodepot.de sowie share.vivodepot.de und register.vivodepot.de liegen nicht bei Cloudflare, sondern bei IONOS (siehe Ziffer 2).
Beim Aufruf dieser Adressen verarbeitet Cloudflare die IP-Adresse Ihres Geräts und weitere Verbindungsdaten, die für die Auslieferung technisch notwendig sind. Wir werten diese Daten nicht aus und erstellen keine Nutzungsprofile; was wir beim Download und beim Aufruf zählen, steht in Ziffer 9. Die Protokollierung unserer Dienste bei Cloudflare (Workers Logs) ist abgeschaltet. Wir binden kein Web-Analytics-Skript ein und erfassen keine einzelnen Besucher. Cloudflare zeigt uns im Konto zusammengefasste Zahlen zu den Anfragen; zum Schutz vor Angriffen erfasst Cloudflare außerdem einzelne Ereignisse, die es als sicherheitsrelevant einstuft (siehe Speicherdauer). Auf diesen Adressen setzen wir keine Cookies.
Speicherdauer: Cloudflares Auftragsverarbeitungsvertrag nennt für diese Verbindungsdaten keine feste Speicherdauer in Tagen. Nach diesem Vertrag werden sie nur so lange verarbeitet, wie es zur Erfüllung der Pflichten aus unserem Vertrag mit Cloudflare erforderlich ist, längstens bis zu dessen Ende, soweit nicht gesetzliche Pflichten eine längere Aufbewahrung verlangen. Ereignisse, die Cloudflare als sicherheitsrelevant erfasst, etwa abgewehrte Zugriffe, sind in Cloudflares Oberfläche bis zu 31 Tage rückwirkend mit IP-Adresse einsehbar.
Damit die Anwendung auch ohne Internetverbindung startet, legt Ihr Browser eine Kopie der Anwendung in seinem Speicher ab (Service Worker). Der Service Worker lädt nur Dateien der Anwendung von derselben Adresse nach. Ihr Browser fragt bei derselben Adresse nach, ob eine neue Fassung vorliegt: beim Öffnen der Anwendung, jedes Mal, wenn das Fenster den Fokus erhält oder die Seite wieder sichtbar wird und wenn Sie in den Einstellungen „App-Update jetzt prüfen“ wählen, auch ohne neue Fassung. Dabei entstehen Verbindungsdaten bei Cloudflare. Ihr Depot ist verschlüsselt, im Speicher Ihres Browsers ebenso wie als Datei auf Ihrem Gerät oder in Ihrem Sync-Ordner. Weder wir noch Cloudflare haben darauf Zugriff. Unverschlüsselt steht in der Datei nur ein Hinweis zum Ablageort, wenn Sie einen eintragen.
Cloudflare sendet beim Abruf die Kopfzeilen „NEL“ und „Report-To“ (Network Error Logging). Tritt beim Laden ein Netzwerkfehler auf, kann Ihr Browser deshalb einen Fehlerbericht an Cloudflare senden. Dieser Bericht betrifft die Verbindung, nicht Ihre Eingaben in der Anwendung. Nach Angaben von Cloudflare wird Ihre IP-Adresse dabei nur für die Dauer der Anfrage an Cloudflares Meldeadresse im Arbeitsspeicher gehalten und danach sofort verworfen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Anwendung). Cloudflare verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage des Cloudflare Data Processing Addendum, das Bestandteil unseres Vertrags mit Cloudflare ist. Cloudflare, Inc. hat ihren Sitz in den USA. Für Übermittlungen in die USA sieht das Data Processing Addendum das EU-U.S. Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vor.
9. Cookies und Tracking
Die Website vivodepot.de und die Adressen privat-de.vivodepot.org, privat-en.vivodepot.org, studio.vivodepot.org und lesen.vivodepot.org verwenden keine Tracking-Cookies, keine Analyse-Werkzeuge (z. B. Google Analytics) und keine Werbetechnologien. Verarbeitet werden ausschließlich technisch notwendige Verbindungsdaten durch IONOS (siehe Ziffer 2) und Cloudflare (siehe Ziffer 8) sowie die Download- und Aufruf-Zählung nach dem folgenden Absatz.
Download- und Aufruf-Zählung. Bei jeder Auslieferung der Anwendung und bei jedem Aufruf von Vivodepot Studio und der Lese-App speichern wir bei Cloudflare (Workers Analytics Engine) ein Ereignis. Es enthält: Zeitpunkt, Produkt, Fassung und Abrufweg; das Land, aus dem der Abruf kommt (von Cloudflare ermittelt); den Namen der Website, von der aus Sie die Anwendung aufgerufen haben, falls Ihr Browser ihn mitsendet (nur den Namen, keine Seitenadresse); die Kennung des Links, über den Sie gekommen sind (etwa „poster“), falls er eine trägt. Das gilt über privat-de.vivodepot.org und privat-en.vivodepot.org sowie über studio.vivodepot.org und lesen.vivodepot.org (Abrufweg „Aufruf“), über den kostenlosen Download-Link, über den App-Link zum Öffnen im Browser, über den Download-Link nach dem Kauf und über Einrichtungslinks. Ihre IP-Adresse, Ihren Browser-Kennzeichner oder sonstige Angaben zu Ihrem Gerät speichern wir dabei nicht. Der Browser-Kennzeichner wird nur zur Einordnung Mensch/Maschine gelesen und nicht gespeichert. Abrufe, die sich als Programm zu erkennen geben, etwa von Suchmaschinen, Abrufe aus Netzen von Rechenzentren und Abrufe von uns selbst zählen wir getrennt; sie tragen weder Land noch Website noch Link-Kennung. Die Kennung des Netzes, aus dem ein Abruf kommt (von Cloudflare aus der IP-Adresse ermittelt), lesen wir und speichern sie nicht. Stattdessen speichern wir bei jedem Abruf außer bei Abrufen von uns selbst einen einzigen Netzwert: Kommt der Abruf aus dem Netz eines Rechenzentrums oder Cloud-Anbieters, das in einer festen Liste steht, ist es dessen Betreibername (etwa eines Cloud-Anbieters); sonst „Zugangsnetz“, wenn das Netz in einer festen Liste großer Netze steht, über die Privatpersonen ins Internet gehen, oder „sonstiges“ (auch bei anderen Rechenzentren). Mit dem Netzwert trennen wir Programme von echten Abrufen und bereinigen die Zählung. Den Namen eines Zugangsnetzes, die Kennung des Netzes und Ihre IP-Adresse speichern wir nicht. Der Netzwert steht nur im einzelnen Ereignis und geht in keine Summe ein; er wird mit dem Ereignis nach drei Monaten gelöscht. Land, Website und Link-Kennung werden uns nur je für sich als Summen angezeigt, nie miteinander oder mit anderen Angaben kombiniert. Einzeln angezeigt werden Link-Kennungen, unsere eigenen Seiten und große öffentliche Websites wie Suchmaschinen. Ein Land zeigen wir erst ab 2 Abrufen einzeln, jede andere Website erst ab 5 Abrufen; was darunter liegt, erscheint in jeder Anzeige als „sonstige“. Für Aufrufe von Vivodepot Studio und der Lese-App gelten dieselben Mindestzahlen; Land, Website und Link-Kennung sehen wir dort nur für abgeschlossene Monate, den laufenden Monat nur insgesamt. Aufrufe zeigen wir getrennt von den Downloads. Angaben je Land, Website und Link-Kennung legen wir nur für abgeschlossene Monate ab. Je Land, Website und Link-Kennung sehen wir den laufenden Monat mit Stand des Vortags, auf der Seite und als Tabelle zum Herunterladen; auch dort gelten dieselben Mindestzahlen. Die Zählung zeigt uns, welche Fassungen abgerufen werden und über welche Wege unser Angebot gefunden wird. Cloudflare löscht die Ereignisse nach drei Monaten. Zusätzlich legen wir einmal im Monat zusammengefasste Monatssummen bei Cloudflare ab (Downloads und Aufrufe gesamt und die Zahl der Abrufe von Programmen und aus Rechenzentren, sowie je Land, je Website und je Link-Kennung, mit denselben Mindestzahlen wie oben, ohne Einzelabrufe und ohne Zeitpunkte einzelner Abrufe); diese Summen bewahren wir unbefristet auf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Pflege der ausgelieferten Fassungen und daran, zu wissen, über welche Wege unser Angebot gefunden wird und wie oft Vivodepot Studio und die Lese-App aufgerufen werden, und daran, Programme von echten Abrufen zu trennen und die Zählung zu bereinigen). Zu Cloudflare als Auftragsverarbeiter siehe Ziffer 8.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an: info@vivodepot.de.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Berlin: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.
11. Aktualität
Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, sobald sich unsere Datenverarbeitung ändert. Stand: Oktober 2026.
Privacy Policy
This is a translation of the German privacy policy (Datenschutzerklärung). In case of doubt, the German version applies.
1. Controller
Vivodepot GmbH
Körnerstraße 7–10, 10785 Berlin, Germany
Email: info@vivodepot.de
2. Website hosting
This website is hosted by IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Germany, as is the page share.vivodepot.de (see section 7a). When you visit, the server automatically stores connection data (IP address, browser type, date and time of access) in server log files; IONOS anonymises the IP address in them (IONOS Help Center, ‘Notes on log files’). Under Annex 1 to the data processing agreement (v3.0, 03/2026), IONOS stores log files for at most seven days; according to IONOS, anonymised access data is kept for up to eight weeks. These data are technically necessary; we do not combine them with other data. Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interests in operating the website securely). We have concluded a contract with IONOS as our processor in accordance with Article 28 GDPR.
3. Fonts
This website uses self-hosted fonts and does not load fonts from external providers (such as Google Fonts). No data are transferred to third parties through fonts.
4. Contacting us by email
If you contact us by email (info@vivodepot.de), we store the data you send us (name, email address, content of your message) to handle your enquiry. We do not pass these data on without your consent. Legal basis: Article 6(1)(b) GDPR (steps taken at your request prior to entering into a contract) or Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interests). We delete the data once we have fully dealt with your enquiry, unless statutory retention obligations require us to keep them.
Our email service is operated by IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Germany. IONOS processes email data solely for technical transmission. We have concluded a contract with IONOS as our processor in accordance with Article 28 GDPR.
5. Ordering and shop (Odoo)
We handle purchases via Odoo S.A., Avenue Gaston Rousseau 11, 1300 Wavre, Belgium (vivodepot.odoo.com). In the process, we collect the data needed to perform the contract: name, delivery address, email address and payment data. Legal basis: Article 6(1)(b) GDPR (performance of a contract).
Odoo processes these data as our processor in accordance with Article 28 GDPR; the basis for this is set out in Odoo's privacy policy and terms of use, available at odoo.com/privacy. We transfer to Odoo only the personal data that the ordering process requires.
After your purchase, we send you the download link by email. For this, we use our own service hosted on the platform of Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. A copy of the shop's order confirmation is sent to our mailbox at IONOS (see section 4), where it is sorted into a separate folder. The service retrieves messages only from this folder, one confirmation at a time, and deletes it there once it has taken it over. A confirmation the service cannot take over, for example because it is too large, is placed in another separate folder, where it is deleted automatically after 30 days. Mollie notifies the service of paid payments. From this notification, the service takes only the payment reference, order number, amount and currency; it does not store any other details it contains, such as the cardholder's name. The service matches payment and order and in doing so processes the order number, payment reference, amount, products ordered and your email address. The retrieved order confirmation, with its entire content such as name and address, is kept at Cloudflare for no more than seven days; the order details taken from it, including your email address, and the details taken from Mollie's notification for no more than 30 days, and they are deleted as soon as the order has been delivered. Cloudflare deletes expired entries automatically. We keep records without your email address – order number, dispatch status and, if sending fails, the number of and reason for failed attempts – for 90 days. If matching or sending fails, we receive a notification stating the number of orders affected, without details of individual orders. We send the download link via our email service at IONOS (see section 4); the link is valid for 30 days. Legal basis: Article 6(1)(b) GDPR (performance of a contract); for the records, Article 6(1)(f) GDPR, our legitimate interest being to deliver each order exactly once and to notice when sending fails. For Cloudflare as our processor and for transfers to the USA, see section 8.
If you want to download the application before the withdrawal period ends, you confirm on the download page that we should begin performing the contract before the withdrawal period ends and that your right of withdrawal therefore expires when performance begins. You receive a confirmation of this by email, which we send via our email service at IONOS (see section 4). For this, when we send the download link we store your email address, the order number, the product, the amount and the time the contract was concluded at Cloudflare (see section 8); they are deleted after 45 days. Legal basis: Art. 6(1)(b) and (c) GDPR in conjunction with § 312f of the German Civil Code (BGB). As proof, we keep the order number, the product and the times of your two statements and of our confirmation, without your email address, until the end of the fourth year after the year in which the contract was concluded. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest is to be able to prove your statements and our confirmation.
Withdrawal. You can withdraw from a contract using the button labelled “Vertrag widerrufen” (withdraw from contract). In doing so, we process your name, the order number, the email address for the acknowledgement of receipt, the content of your statement and the time it was received. We send you an acknowledgement of receipt by email and receive a copy ourselves; we send both emails via our email service at IONOS. Until the emails have been delivered, these details are held at Cloudflare; if forwarding to our mailbox does not succeed right away, they remain there until it has succeeded. They are then deleted no later than seven days after the withdrawal notice was received or, if that period has already passed, immediately. Legal basis: Art. 6(1)(c) GDPR in conjunction with § 356a BGB. We keep the copy as a commercial letter (for the period, see the following paragraph). If the same statement is received more than once within 24 hours, we acknowledge it once. For this, we store at Cloudflare a value derived from your email address and the order details, for 24 hours, without the IP address. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest is to avoid duplicate emails.
We keep order data for as long as the law requires: commercial letters, including withdrawal statements, for six years, invoices and other accounting vouchers for eight years, and books and records in which orders are entered for ten years (in each case § 257(4) of the German Commercial Code, HGB, and § 147(3) of the German Fiscal Code, AO). The periods begin at the end of the calendar year in which the letter was received or sent, the voucher was created or the last entry was made (§ 257(5) HGB, § 147(4) AO). Legal basis: Art. 6(1)(c) GDPR. After that, we delete the data.
6. Payment processing (Mollie)
Payments are processed by Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, the Netherlands. Mollie is licensed as a payment service provider and supervised by De Nederlandsche Bank. Your payment data (card details or bank account details) go directly to Mollie; Vivodepot does not store complete payment data. Legal basis: Article 6(1)(b) GDPR (performance of a contract). Mollie's privacy notice: mollie.com/de/privacy.
7. The Vivodepot application
You can get the application by opening it in your browser at privat-de.vivodepot.org and privat-en.vivodepot.org, and when Vivodepot Studio (studio.vivodepot.org) and the reader app (lesen.vivodepot.org) are opened (see section 8) or as a download; a USB stick is in preparation. In every case, the application runs in your browser and sends no data from your depot to any server or third party; its security policy blocks script requests. Vivodepot Studio and the reader app also run in your browser. They do not send data to servers on their own and do not store anything in the browser. Your entries stay with you, encrypted, in your browser or in the file you store, until you pass something on yourself. Connection data arises when the application is retrieved (see section 8). Anything you share using “Share securely” you upload yourself, encrypted (see section 7a). Vivodepot has no access to what you enter. The application is therefore not subject to the obligations that the GDPR places on processors.
7a. Share securely (share.vivodepot.de)
When you share an entry using “Share securely”, the application encrypts it on your device. The key is only in the link you pass on yourself; we never receive it and cannot read the content. You upload the encrypted file yourself to share.vivodepot.de, a page we operate at IONOS (see section 2).
The file is deleted the first time it is retrieved. If it is not retrieved, it can no longer be retrieved after seven days; it stays encrypted on the server until we delete it.
To prevent misuse and to limit the number of uploads, we do not store your IP address itself when you upload, but a value derived from it (HMAC-SHA-256 with a random key that changes daily), together with the time. This value is pseudonymous, not anonymous. It is deleted once it is older than 25 hours and the next clean-up runs; a clean-up runs with every new upload. The daily key of a past day is discarded in the same clean-up. share.vivodepot.de does not store IP addresses when a file is retrieved. In addition, IONOS keeps access logs with an IP address anonymised by IONOS (for how long, see section 2).
The legal basis for uploading and providing the file is Art. 6(1)(b) GDPR, because you have actively chosen to use the service. The legal basis for storing the IP address and for the access logs is Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest is to prevent misuse of the service and to operate it securely.
8. Opening the application and download routes (Cloudflare)
We provide the following addresses via the platform of Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA:
- privat-de.vivodepot.org (German) and privat-en.vivodepot.org (English): opening the application in your browser and updating it (see below);
- studio.vivodepot.org (Vivodepot Studio) and lesen.vivodepot.org (reader app): opening the application in the browser;
- the download and order routes from the shop at download.vivodepot.org and vivodepot-download-gateway.shy-mud-48b7.workers.dev.
The website vivodepot.de as well as share.vivodepot.de and register.vivodepot.de are not hosted by Cloudflare but by IONOS (see section 2).
When these addresses are opened, Cloudflare processes the IP address of your device and other connection data that are technically necessary for delivery. We do not analyse these data and do not create usage profiles; what we count when you download or open an application is described in section 9. Logging is switched off for our services on Cloudflare (Workers Logs). We do not use a web analytics script and do not record individual visitors. In our account, Cloudflare shows us aggregated figures on requests; to protect against attacks, Cloudflare also records individual events it classifies as security-relevant (see retention). We do not set any cookies on these addresses.
Retention: Cloudflare's data processing addendum does not set a fixed retention period in days for this connection data. Under it, the data is processed only as long as necessary for the parties to perform their obligations under our agreement with Cloudflare, and at most until that agreement ends, unless applicable law requires longer retention. Events that Cloudflare records as security-relevant, such as blocked requests, can be viewed in Cloudflare's dashboard with the IP address for up to the last 31 days.
So that the application starts even without an internet connection, your browser keeps a copy of the application in its storage (service worker). The service worker only fetches the application's files from the same address. Your browser asks the same address whether a new version is available: when the application is opened, every time the window gains focus or the page becomes visible again, and when you choose “Check for app update now” in the settings, even if there is no new version. This generates connection data at Cloudflare. Your depot is encrypted, in your browser's storage as well as in a file on your device or in your sync folder. Neither we nor Cloudflare have access to it. The only unencrypted item in the file is a note on where it is kept, if you enter one.
Cloudflare sends the headers "NEL" and "Report-To" (Network Error Logging) with each response. If a network error occurs while the application is loading, your browser may therefore send an error report to Cloudflare. This report concerns the connection, not what you enter in the application. According to Cloudflare, your IP address is stored only in volatile memory for the duration of the request to Cloudflare's reporting endpoint and is discarded immediately afterwards.
Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interests in providing the application securely and reliably). Cloudflare processes the data as our processor in accordance with Article 28 GDPR on the basis of the Cloudflare Data Processing Addendum, which forms part of our contract with Cloudflare. Cloudflare, Inc. is based in the USA. For transfers to the USA, the Data Processing Addendum provides for the EU-U.S. Data Privacy Framework and the standard contractual clauses of the European Commission.
9. Cookies and tracking
The website vivodepot.de and the addresses privat-de.vivodepot.org, privat-en.vivodepot.org, studio.vivodepot.org and lesen.vivodepot.org do not use tracking cookies, analytics tools (such as Google Analytics) or advertising technologies. Only technically necessary connection data are processed, by IONOS (see section 2) and Cloudflare (see section 8), together with the download and opening count described in the following paragraph.
Download and opening count. For each delivery of the application and each opening of Vivodepot Studio and the reader app, we store an event with Cloudflare (Workers Analytics Engine) containing the time, product, version and retrieval route, as well as the country the request comes from (determined by Cloudflare), the name of the website from which you opened the application, if your browser sends it (only the name, not the page address), and the code of the link you came through (such as "poster"), if it carries one. This applies to privat-de.vivodepot.org and privat-en.vivodepot.org and through studio.vivodepot.org and lesen.vivodepot.org (retrieval route "opening"), the free download link, the app link for opening it in the browser, the download link after purchase and set-up links. We do not store your IP address, your browser identifier or any other information about your device. The browser identifier is read only to classify a request as human or machine and is not stored. Requests that identify themselves as coming from a program, such as search engines, requests from data-centre networks, and requests made by ourselves are counted separately; they carry no country, website or link code. We read the identifier of the network a request comes from (determined by Cloudflare from the IP address) and do not store it. Instead, for every request except those made by ourselves we store a single network value: if the request comes from the network of a data centre or cloud provider that appears in a fixed list, it is that operator's name (for example a cloud provider); otherwise "access network" if the network appears in a fixed list of large networks through which private individuals reach the internet, or "other" (also for other data centres). We use the network value to separate programs from real requests and to clean up the count. We do not store the name of an access network, the network identifier or your IP address. The network value appears only in the individual event and is not included in any total; it is deleted with the event after three months. Country, website and link code are only shown to us as separate totals, never combined with each other or with other information. Link codes, our own websites and large public websites such as search engines are shown individually. A country is shown individually only once it has at least 2 requests, any other website only once it has at least 5; anything below that appears as "other" in every view. The same minimum numbers apply to openings of Vivodepot Studio and the reader app; for these we see country, website and link code only for completed months, and the current month only as a total. We show openings separately from downloads. We store figures per country, website and link code only for completed months. Per country, website and link code, we see the current month as of the previous day, on the page and as a table to download; the same minimum numbers apply there too. The count shows us which versions are being retrieved and how people find our service. Cloudflare deletes the events after three months. In addition, once a month we store aggregated monthly totals with Cloudflare (total downloads and openings and the number of requests from programs and from data-centre networks, and totals per country, per website and per link code, with the same minimum numbers as above, without individual requests and without the times of individual requests); we keep these totals indefinitely. Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in maintaining the versions we deliver, in knowing how people find our service and how often Vivodepot Studio and the reader app are opened, and in separating programs from real requests and cleaning up the count). For Cloudflare as our processor, see section 8.
10. Your rights
Under the GDPR, you have the right of access (Article 15), the right to rectification (Article 16), the right to erasure (Article 17), the right to restriction of processing (Article 18), the right to data portability (Article 20) and the right to object (Article 21). To exercise your rights, please contact us at info@vivodepot.de.
You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The authority responsible for Berlin is the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, Germany.
11. Updates
We update this privacy policy whenever our data processing changes. Last updated: October 2026.